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Datenschutzerklärung nach DSGVO
Stand 15. März 2022
1. Erhobene Daten gegenüber den Teilnehmenden, Betreuer*innen und Veranstalter*innen
1.1 Notwendige Angaben der Teilnehmenden
Von allen Personen, die am Ferienprogramm teilnehmen möchten, werden folgende notwendige Daten erhoben:
· Vor- und Nachname des Teilnehmenden
· Vor- und Nachname des Personensorgeberechtigten und/oder der Begleitperson *1
· Anschrift
· Postleitzahl und Wohnort 1
· Telefonnummer / Handynummer
· E-Mail Adresse *1
· Geburtsdatum
· Geschlecht *1
· evtl. vorhandene Behinderungen
· evtl. vorhandene Allergien
· Abfrage „Beeinträchtigung vorhanden?“
· Benutzer*in-name *1
· Passwort *1
*1 wird nicht den Veranstalter*innen oder Betreuer*innen mitgeteilt
1.2 Notwendige Angaben der Veranstalter*in und Betreuer*in
Von allen Personen, die beim Ferienpass Angebote bereitstellen oder betreuen, werden folgende notwendigen Daten erhoben:
· Vor- und Nachname
1.3 Freiwillige Angaben
Den Teilnehmenden steht es frei, in bestimmten Bereichen wie z.B. dem „Gästebuch“ oder dem „Schwarzen Brett“ öffentliche Beiträge zu verfassen. Dabei können sie weitere Angaben über sich selbst machen, wie z.B. Hobbies oder Interessen. Diese Daten sind für die Funktion der Software aber nicht relevant und erfolgen eigenverantwortlich. Die Veranstalter*innen und Betreuer*innen können weitere Angaben wie z.B. Anschrift, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse mitteilen. Die Veranstalter*innen können, wenn gewünscht, zudem einen Benutzer*in-namen und ein Passwort für den Veranstalter*in-Login erhalten.
1.4 Sitzungsspezifische Angaben
Bei der Anmeldung an das System werden einige Anmeldedaten automatisch erhoben und ebenfalls gespeichert. Dies sind:
1.4.1· Benutzer*in-name
· Passwort
1.4.2· IP-Adresse
· verwendeter Browser
· verwendetes Betriebssystem
2. Zweckbestimmung der erhobenen Daten
2.1 Anwendungsintern
Die notwendigen Daten aus 1.1 und 1.2. werden zum reibungslosen Ablauf des Ferienpasses gespeichert und verwendet. Sie werden anwendungsintern zur Wunschlistenerstellung und Zuteilung der Veranstaltungen benötigt. Die Daten sind für die Administratoren einsehbar. Dadurch können Sie ggf. verdächtige Accounts überprüfen und somit Missbrauch vorbeugen. Die Speicherung der Anmeldedaten erfolgt zum einen um Missbrauch zu erkennen und vorzubeugen(siehe 1.4.1), zum anderen um Statistiken über verwendete Software zu erstellen und somit eine Verbesserung der Software FEONA zu ermöglichen (siehe 1.4.2).
2.2 Zwischen den Teilnehmenden
Teilnehmende können Veranstaltungen zusammen mit Freunden buchen, welche sie aus einer Liste bereits registrierter Teilnehmenden auswählen können. Dabei kann jede*r Teilnehmer*in bei der Registrierung entscheiden, wie anonym er*sie in der Liste erscheinen möchte. Es gibt hierfür folgende Wahlmöglichkeiten:
· Vor- und Nachname + Teilnehmenden-ID
· Benutzer*inname + Teilnehmenden-ID
· Teilnehmenden-ID
2.3 Freiwillige Angaben
Alle freiwilligen Angaben erfolgen nach eigenem Ermessen und dienen nur der Information und der Kommunikation.
2.4 Nach Ablauf des Ferienpasses
Nach dem Ablauf des Ferienpasses bleiben die Daten erhalten, werden jedoch keiner weiteren Verwendung zugeführt. Zum Ende des jeweiligen Jahres werden die Daten gelöscht.
3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Durchführung des Ferienpasses erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a), 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO und Ihrer Einwilligung.
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur ordnungsgemäßen Bereitstellung dieser Webseite (z. B. über Cookies) erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f) DSGVO und unserem berechtigten Interesse daran, Ihnen ein störungsfreies Onlineangebot zur Verfügung zu stellen.
4. Speicherung der Daten
4.1 Datenbanken
Der Großteil der gespeicherten Daten und deren Verarbeitung erfolgt über Datenbanken, die sich auf einem gesicherten Server befinden. Die Daten, die im Rahmen der Durchführung des Ferienpasses erhoben wurden, werden zum Ende des jeweiligen Jahres gelöscht.
4.2 Cookies
Die Internetseiten verwenden an mehreren Stellen so genannte Cookies. Sie dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert. Die von uns verwendeten Cookies sind so genannte „Session-Cookies“ (.ASPXANONYMOUS und Fepa.2007). Sie werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren oder andere Schadprogramme.
4.3 Sitzungsspezifische Daten
Die sitzungsspezifischen Daten werden für einen kurzen Zeitraum gespeichert und danach gelöscht.
5. Schutz der Daten
Die gespeicherten Daten werden ausschließlich innerhalb des Ferienpasses verwendet. Außer an die Kooperationspartner im Rahmen des Ferienpasses werden die erhobenen Daten nicht an Dritte weitergegeben. Kooperationspartner im Rahmen des Ferienpasses sind alle Veranstalter der Angebote sowie deren Betreuer.
5.1 Schutz der Privatsphäre
Die erhobenen Daten sind mit einigen Ausnahmen (s. 2.2) nur für die Administrator*innen einsehbar. Sensible Daten wie z.B. die E-Mail Adresse können also nicht von Dritten eingesehen und z.B. zum Spam-Versand missbraucht werden.
5.2 Technischer Schutz der Daten
Die Ferienpass-Anwendung läuft auf hoch gesicherten Servern, die ihren Standort in der EU haben. Es wird großer Wert auf aktuelle und hochwertige Schutzmaßnahmen gelegt, wie Firewalls und Virenscannern, um Ihre Daten vor unerlaubten Zugriff zu schützen. Trotzdem sollten Sie sich der Tatsache bewusst sein, dass aufgrund ständig neu auftauchender Viren und anderer Mittel zum Angriff auf gesicherte Datensysteme von Internet-Diensten ein hundertprozentiger Schutz vor Angriffen nicht gewährleistet werden kann. Jeglicher Versuch von Crackern die Schutzmaßnahmen zu überwinden, werden wir zivilrechtlich und strafrechtlich verfolgen.
5.3 Verpflichtung zur Verschwiegenheit
Bis auf das Passwort, welches verschlüsselt in der Datenbank gespeichert wird, sind die Teilnehmer-, Betreuer-, Anmelde- und Veranstalterdaten für die Administratoren einsehbar. Wir versichern jedoch mit den uns anvertrauten Daten sorgfältig und gewissenhaft umzugehen und keinerlei Informationen nach außen weiterzugeben. Es werden lediglich die Teilnehmendenlisten an die Veranstalter*innen für die jeweilige Veranstaltung weitergegeben. Die Veranstalter*innen sind nach Beedingung der Veranstaltung zur Löschung/Vernichtung der Teilnehmendenliste verpflichtet.
6. Ihre Rechte
6.1 Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO):
Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über die bezüglich Ihrer Person gespeicherten Daten, deren Herkunft und Empfänger sowie den Zweck der Speicherung. Auskunft über die gespeicherten Daten gibt der Fachbereich Bildung, Familie, Jugend & Sport der Stadt Meppen (Ansprechpartner finden Sie unter dem Menüpunkt „Kontakt“).
6.2 Recht auf Berichtigung und Löschung (Art. 16 u. 17 DSGVO)
Über dem Menüeintrag Persönlicher Bereich – Meine Registrierung können sämtliche Angaben mit Ausnahme des Geburtsdatums, des Geschlechts und der Abfrage (s.o.) nachträglich durch den Teilnehmenden verändert werden. Um das Geburtsdatum, das Geschlecht oder die Abfrage nachträglich zu ändern, wenden Sie sich bitte an den Fachbereich Bildung, Familie, Jugend & Sport der Stadt Meppen (Ansprechpartner finden Sie unter dem Menüpunkt „Kontakt“). Die alten Datensätze werden dabei überschrieben.
Grundsätzlich werden Ihre personenbezogenen Daten am Ende des Kalenderjahres, in dem der Ferienpass ausgerichtet wurde, gelöscht. Auf Anfrage löschen wir jedoch auch Ihre gesamten Datensätze. Wenden Sie sich dazu bitte an den Fachbereich Bildung, Familie, Jugend & Sport der Stadt Meppen (Ansprechpartner finden Sie unter dem Menüpunkt „Kontakt“). Wir weisen jedoch darauf hin, dass auch gelöschte Daten aufgrund von Caching-Systemen und der Zwischenschaltung von Proxy-Servern unter Umständen noch bis zu 72 Stunden abrufbar sein können.
6.3 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Sie haben das Recht, unter den in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
6.4 Recht auf Datenportabilität (Art. 20 DSGVO)
Sie haben das Recht zu verlangen, die Sie betreffenden Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO zu erhalten und deren Übermittlung an andere Verantwortliche zu fordern.
6.5 Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Sie können der künftigen Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO jederzeit widersprechen. Der Widerspruch kann insbesondere gegen die Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung erfolgen.
6.6 Recht auf Widerruf (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Sie haben das Recht, erteilte Einwilligungen gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Bei bereits besuchten und durchgeführten Veranstaltungen kann es zu rechtlichen und organisatorischen Gründen führen, dass Sie eine Einwilligung nicht wiederufen können.
6.7 Recht auf Beschwerde (Art. 77 DSGVO)
Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen. Die Aufsichtsbehörde für die Stadt Meppen ist:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: 0511 120-4500
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de
URL: https://www.lfd.niedersachsen.de/startseite/
7. Einhaltung der Datenschutzerklärung
Die Ausrichter*innen des Ferienprogramm verpflichten sich, diese Datenschutzerklärung einzuhalten und den Datenschutz nach Möglichkeit weiter zu verbessern.
Ihr Vertrauen ist uns wichtig. Daher möchten wir Ihnen jederzeit Rede und Antwort bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen. Wenn Sie Fragen haben, die Ihnen diese Datenschutzerklärung nicht beantworten konnte oder wenn Sie zu einem Punkt vertiefte Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte an unsere Datenschutzbeauftragte:
Datenschutzbeauftragter der Stadt Meppen
ITEBO GmbH
Servicebereich Datenschutz & IT-Sicherheit
Stüvestraße 26
49076 Osnabrück
Telefon: 0541/9631-222
E-Mail: datenschutz@meppen.de
